produtividade

Produtividade com um sistema de gestão de projetos

Um sistema de gestão de projetos organiza as demandas da empresa e aumenta a produtividade. Fazer isso em papel ou através de planilhas isoladas, pode dar um trabalho e tanto. Além disso, esse procedimento não se encaixa mais nas corporações modernas.

Um sistema torna possível conectar as diferentes áreas do seu negócio, automatizando vários processos operacionais. Se a rotina empresarial não for bem gerenciada, pode desencadear uma série de problemas. Vamos abordar alguns deles.

Perda de tempo

A máxima de que “tempo é dinheiro” continua em vigor. Imagine o custo de vários colaboradores criando planilhas com dados específicos das suas atividades. É um desperdício de tempo e energia, que vai impactar no custo final do seu produto ou serviço.

Quando todos os dados são inseridos no mesmo sistema, quem tem permissão pode acessá-los e gerar relatórios automaticamente. Assim, o tempo é economizado e o risco de erros reduzido.

Comunicação truncada

Em organizações onde não existe um sistema que integre todas as informações de modo padronizado, é natural que cada colaborador crie o seu modelo. O resultado disso é a falta de comunicação entre os processos de cada departamento. Ou seja, os dados “não se conversam”, o que não é produtivo, por conta do retrabalho. Pode haver ainda a dispersão de informações relevantes para tomar decisões ou planos de ação mal executados por timing.

Tenha em mente que a comunicação eficaz evita retrabalho, pois a tarefa não sofrerá prejuízos por causa de um mal entendido. Desse modo, a comunicação passa a ser a base da gestão de tempo em projetos.

Gastos desnecessários

Ao planejar um projeto, é preciso aceitar que algumas mudanças serão necessárias durante o seu desenvolvimento. Entretanto, revisões e monitoramentos sistêmicos são produtivos, porque possível antecipar problemas e encontrar novas formas de organizar o tempo e os processos. Assim, você poderá evitar desperdício de recursos e esforços.

Falta de controle das tarefas

Para fazer a gestão de um projeto, é necessário o monitoramento constante das tarefas. Sem isso, não há como prever situações, detectar erros, ou apontar novos caminhos. Tudo isso tem um impacto significativo na produtividade.

Esse acompanhamento exige a utilização de ferramentas tecnológicas, como um sistema de gestão, que possa organizar melhor os fluxos, ajudando a identificar as falhas existentes ou as que podem ocorrer. Ainda possibilita gerenciar e organizar as atividades de toda a equipe envolvida, trazendo ganho de tempo e, consequentemente, maior produtividade.