A maioria dos projetos tem algum tipo de problema com os custos, seja por falhas no planejamento ou por mudanças ao longo do ciclo de vida do trabalho. Essa situação tende a ser ainda mais complexa para os gestores que coordenam diversas equipes em projetos diferentes de forma manual, com papéis ou planilhas.
Se você quer aprender a fazer um orçamento de projetos que aponte de forma clara as despesas envolvidas, confira neste artigo o passo a passo para calculá-lo e evitar aumentos inesperados nos gastos. Dessa forma, você conseguirá acompanhar tudo o que está acontecendo na empresa, manter os prazos de entrega e identificar os gargalos no serviço.
Entenda o orçamento de projetos
Para determinar o orçamento, o gestor precisa estimar os custos de cada atividade necessária, com o tempo de duração e os recursos envolvidos. Por isso, o planejamento é fundamental estipular e controlar o orçamento.
As despesas envolvem qualidade dos materiais, tempo de trabalho e recursos humanos. E a estimativa de quanto cada tarefa deve custar vai se tornar mais precisa de acordo com a evolução do ciclo de vida do projeto.
Isso quer dizer que na fase inicial, de planejamento, a precisão custo pode variar de -25% a cerca de 50%. E conforme os requisitos forem sendo conhecidos, essa variação tende a diminuir para de -5% a 10%.
Tome cuidado com a armadilha dos rateios
O rateio das despesas de diferentes projetos que compartilham um mesmo recurso nunca é preciso. Isso pode trazer desequilíbrios e penalizações para os que poderiam ser lucrativos, além de potencialmente mascarar um problema.
Para deixar os custos mais claros, uma sugestão é adotar o conceito de centro de serviços compartilhados e separar os gastos comuns das despesas que podem ser identificadas como exclusivas de cada projeto.
Estime os custos
Essa estimativa terá como base o escopo, os requisitos, o cronograma, a estrutura analítica do projeto (EAP) e os riscos. É possível orçar os gastos de forma análoga a trabalhos semelhantes, utilizando parâmetros conhecidos de valor de mercado ou por meio da estimativa de três pontos (mais provável, otimista e pessimista).
Planeje o cronograma
Outra forma de fazer o orçamento de projetos é com planejamento adequado do cronograma. Sabendo o custo de cada tarefa que será necessária, você conseguirá precisar o gasto completo.
Faça um levantamento dos recursos humanos necessários
Os recursos tendem a ser um gargalo no orçamento de projetos, principalmente, quando eles são compartilhados em diversos empreendimentos da empresa. Por isso é fundamental ter um levantamento correto e atualizado dos recursos que serão imprescindíveis.
Identifique os riscos
Todos os projetos possuem riscos, e eles podem afetar os custos. Assim, fazer o correto registro e monitoramento dos riscos ajuda a manter o controle do orçamento.
Além de todos esses passos, lembre-se de que o orçamento de projetos leva em conta não apenas as despesas efetivas, mas também as reservas gerenciais, que servem para amenizar o impacto dos imprevistos. Ao colocar essas informações em prática, você terá corte de custos e melhor alocação de recursos. Contar com uma plataforma de gestão de projetos também pode ajudá-lo a maximizar os lucros e acelerar os seus negócios.
Como você costuma fazer o orçamento da sua empresa? Deixe um comentário no post e compartilhe as suas experiências.
