O planejamento de projetos não é uma etapa fácil dentro de todo o processo, afinal, uma série de variáveis devem ser levadas em consideração. É preciso ter cada passo muito bem definido, bem como o tempo, energia e recursos que serão empregados nele.
Por tudo isso, é importante conhecer algumas técnicas que podem otimizar toda a etapa de planejamento, tornando-a mais ágil e eficaz. Para tanto, coisas como: ter clareza sobre o escopo inicial, definir um cronograma e contar com novas tecnologias ajudam bastante.
Pensando nisso, criamos um guia incrível para você. Hoje, vai conhecer 5 dicas para otimizar o planejamento de projetos, de forma dinâmica e eficaz. Continue lendo nosso conteúdo e fique por dentro do assunto. Boa leitura!
1. Tenha um escopo claro em mente
Todo planejamento deve começar com a definição clara do que se deseja alcançar. Assim, é possível mensurar com mais eficiência os diversos recursos envolvidos. Se você deixar isso de lado, é provável que tenha mais gastos e erros do que o necessário.
Crie um escopo que seja claro para qualquer pessoa envolvida, evitando termos vagos ou que dificultem a compreensão do todo. Depois, dissemine isso internamente, apresentando o projeto e o que deseja alcançar com ele. Esse escopo deve mudar ao longo do tempo, então é importante mantê-lo sempre atualizado.
2. Envolva profissionais talentosos
O talento é um profissional acima da média, que entrega mais resultados que seus colegas de trabalho. Se quiser otimizar seu planejamento, cerque-se de pessoas assim. Profissionais talentosos não apresentam defeitos, mas soluções para os problemas.
De acordo com o tamanho do seu projeto, crie uma equipe enxuta e com competências complementares. Priorize a entrada de pessoas que sejam realmente boas no que fazem. Assim, você dá um grande diferencial ao processo de planejamento.
3. Conte com uma plataforma de gerenciamento
A tecnologia é uma importante aliada para o sucesso, portanto não deixe de contar com uma plataforma que facilite a comunicação e o estabelecimento de cada etapa. Desse modo, você ganha em tempo e precisão — e, lembre-se: tempo é dinheiro!
Uma boa ferramenta permite dispor de recursos como:
- criação de gráficos para ilustrar o avanço do projeto (Gantt);
- previsão de custos relacionados;
- definição de indicadores a serem utilizados;
- estruturação de equipes e diversas outras coisas.
Então, utilize a tecnologia a seu favor.
4. Faça reuniões de brainstorming
Todo planejamento encontra uma série de empecilhos, seja a falta de dinheiro, tempo ou recursos materiais necessários. Então, é preciso encontrar novas soluções, agir com destreza e inovação. Para tanto, o brainstorming — termo que vem do inglês e significa “tempestade de ideias” — pode ser muito útil.
Essa reunião consiste em unir a equipe para solucionar um determinado problema. Durante o processo, todos os colaboradores devem apresentar as soluções que acharem cabíveis. No final, cabe ao mediador filtrar as melhores ideias e, se possível, colocá-las em prática.
5. Esteja aberto a eventuais ajustes
Quando você pensa que o projeto está finalizado, logo novas mudanças surgem, e é preciso voltar ao planejamento. Isso é algo muito natural, e vale a pena deixar um espaço reservado para essas possíveis mudanças ao longo da caminhada.
Uma dica importante é ter certeza de que essas alterações agregam valor ao projeto, ou são apenas questões de vaidade por parte dos stakeholders. Se for otimizar o projeto final — em termos de custo, qualidade, etc. —, esteja disposto a abraçá-las.
Agora você está por dentro do assunto. Aplicando nossas dicas, você vai otimizar o planejamento de projetos e alcançar resultados ainda mais favoráveis para todos. No final, sua equipe e a empresa em geral serão beneficiados.
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