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O que é TAP e como funciona

Um bom gerenciamento de projetos é fundamental para o sucesso de qualquer organização empresarial. Garantir que as coisas aconteçam no prazo certo, com a qualidade esperada e com harmonia entre cada setor da companhia é garantia de resultado. Principalmente, no mundo de hoje, em que o cliente é cada vez mais apressado e menos tolerante com falhas. Mas para o profissional de gestão de negócios saber se as coisas estão no caminho certo, é preciso ter claro, antes de mais nada, onde e como ele quer chegar. Por isso, o Termo de Abertura de Projetos, o TAP, é tão importante. Mais que uma mera formalidade, ele funciona como uma espécie de guia, que será fundamental, inclusive, para medir os resultados.

Afinal, o que é o TAP?

O TAP é o primeiro passo do gerenciamento de projetos. Trata-se de um documento que reúne todas as informações necessárias para a realização daquela atividade. E que, também, serve para formalizar o início de um projeto e quem será o responsável por ele. O TAP, entre outras coisas, faz o alinhamento estratégico daquela ação com os objetivos da empresa.

Ele conta com informações sobre prazos, recursos aplicados e resultados esperados, por exemplo. Também faz o alinhamento do projeto com as necessidades do cliente, além de considerar os riscos existentes e estabelecer limites. Ou seja, é o TAP vai ditar as “regras do jogo”. Por isso, é um documento que vai precisar constantemente ser consultado porque faz a gestão de negócios.

Como fazer o TAP?

Cada organização empresarial tem demandas, sistemas e estruturas diferentes. Logo, alguns itens que compõem o TAP podem variar de uma para outra. No geral, porém, é importante que um plano contenha as informações abaixo, não de maneira tão complexa que ele fique difícil de ser lido, nem simples demais, o que esvazia o conteúdo:

  • Indicação do gerente de projetos e dos demais participantes;
  • Indicação da função e das responsabilidades de cada membro;
  • Datas de início e término, além de pontos intermediários considerados importantes;
  • Justificativa do projeto;
  • Parâmetros de análise de qualidade usados pelo cliente;
  • Ricos do projeto;
  • Limites do projeto;
  • Indicadores para medir os avanços e os resultados;
  • Resumo do orçamento;
  • Resumo do cronograma.

Com tudo isso bem definido antes do início dos trabalhos, a gestão se torna mais fácil, assim como uma possível correção de rumo, caso as coisas não saiam exatamente como o planejado.

Gerenciamento de projetos no mundo digital

Por fim, vale deixar claro que o TAP não é o gerenciamento de projetos em si, mas sim, como já foi dito, o documento que define as diretrizes do trabalho.  Acompanhar o dia a dia e garantir a fluidez das atividades e o cumprimento das regras é um segundo passo. E ambos estão interligados. Um TAP mal feito prejudica o gerenciamento de projetos. E um gerenciamento ruim faz com que o TAP não seja seguido.

Por isso, o uso das novas tecnologias de comunicação e informação, como o software de gestão, cresceu tanto. Isso porque ele reúne todas as informações, de todos os setores da empresa, num único lugar. Seja marketing, vendas, estoque ou financeiro, por exemplo. Também permite definir limites e automatizar atividades de acordo com as diretrizes do projeto, o que reduz o risco de falhas e gera eficiência.

Com isso e com o fornecimento de relatórios detalhados, por exemplo, o gestor consegue ter uma visão mais ampla do gerenciamento de negócios e focar no que é realmente importante. Além de ter mais informações para checar se o andamento do projeto segue o que diz, o TAP serve para tomar decisões mais assertivas.

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