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Como utilizar o PMO no gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos, quando bem direcionado, eleva a empresa a um status de excelência e gera bons resultados dos projetos e clientes satisfeitos. Entre os meios mais vantajosos para alcançar um gerenciamento eficaz está a implementação do Escritório de Gestão de Projetos ou PMO, sigla do termo em inglês Project Management Office.  

Ao término dessa leitura, você vai entender o que é o PMO, porque e como implementar essa estrutura organizacional na sua empresa. 

Se entregar os projetos no prazo tem sido quase impossível para sua equipe, então chegou o momento de superar as dificuldades com a ajuda do PMO. A expectativa é que em poucos meses a realidade do seu negócio seja outra. Entre as melhorias, estão a qualificação dos profissionais e melhor planejamento e utilização dos recursos. Animador, não é mesmo?

Vamos começar explicando o que é o PMO, confira a seguir. 

O que é um PMO?

Como dito anteriormente, PMO é a sigla do termo em inglês Project Management Office, e em português tem o nome de Escritório de Gestão de Projetos. A pessoa responsável pelo Escritório de Projetos também pode ser chamada de PMO.

Mas afinal, o que é PMO? É uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. 

Em outras palavras, é um combo de soluções voltadas para gestão de projetos que inclui governança, normalização, treinamento em gerenciamento de projetos, planejamento e monitoramento de projetos. Sua atuação se adapta à necessidade de cada empresa, tendo assim tipos diferentes de Escritório de Projetos.  

Quais as vantagens do PMO para o gerenciamento de projetos?  

Após dez anos de pesquisa sobre a aplicação do PMO nas organizações, Harold Kerzner, considerado o pai da gestão de projetos, chegou a uma lista de benefícios reais. Entre elas, está a redução do número de reuniões, o que traz mais agilidade e tempo para a equipe se concentrar em colocar em prática estratégias para o crescimento do negócio. Então, confira a lista completa de vantagens do PMO, a partir das pesquisas de Kerzner:

  • Padronização
  • Processo de decisão abrangente
  • Melhor planejamento e utilização dos recursos
  • Informação mais rápida e de melhor qualidade
  • Ganhos em eficiência e eficácia
  • Priorizações mais realistas
  • Desenvolvimento de futuros Gerentes de Projetos 

Passo a passo para implementar o PMO

Nossa intenção é tornar a explicação a mais dinâmica possível para você. Por isso, dividimos o trabalho de implementação do Escritório de Projetos em etapas. 

Adiantamos, lhe dando duas dicas: se comunique abertamente com a equipe, reduzindo dúvidas e incertezas e encare a implementação do PMO como um projeto, definindo planejamento, escopo, tempo, custos, etc. Veja mais dicas a seguir.

Coloque a casa em ordem

Para começar, é importante fazer um levantamento minucioso dos projetos que estão em execução, avaliando a viabilidade da sua continuidade ou não. Assim você estará se situando em relação ao portfólio de projetos da empresa. Outra ação essencial para organização é definir respectivos papéis e responsabilidades.

Defina a metodologia de trabalho

É o momento de estabelecer processos, padrões e normas a serem seguidos. Como criar templates, padronizar documentos e registrar cada processo em desenvolvimento. Importante garantir que todos os envolvidos estejam devidamente cientes sobre como atuar dali em diante. 

Treine os colaboradores

O segredo é saber aliar as virtudes de cada membro e assim tratar as deficiências com um plano de treinamento e desenvolvimento adequado.

Faça o alinhamento estratégico

Depois de uma seleção criteriosa, defina os projetos que servirão como pilotos para o PMO, sempre priorizando os que têm mais chances de retorno sobre o investimento para a empresa. Assim você terá o portfólio de projetos do seu negócio.

Defina a estrutura necessária

Para o PMO funcionar bem precisa de estrutura física, recursos administrativos, tecnológicos e de pessoal. Dessa forma, escolha de um software de gestão completo também é importante, mas não é uma tarefa fácil, dedique-se. 

Conclusão

Sabemos que cumprir metas como entregar os projetos no prazo e deixar o cliente satisfeito requer estratégias. Mas o Escritório de Projetos ou PMO veio para auxiliar empresas a trabalharem com mais agilidade e eficiência. Então, aproveite as nossas dicas e comemore bons resultados.

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