23 jul
O gerenciamento de projetos, quando bem direcionado, eleva a empresa a um status de excelência e gera bons resultados dos projetos e clientes satisfeitos. Entre os meios mais vantajosos para alcançar um gerenciamento eficaz está a implementação do Escritório de Gestão de Projetos ou PMO, sigla do termo em inglês Project Management Office.
Ao término dessa leitura, você vai entender o que é o PMO, porque e como implementar essa estrutura organizacional na sua empresa.
Se entregar os projetos no prazo tem sido quase impossível para sua equipe, então chegou o momento de superar as dificuldades com a ajuda do PMO. A expectativa é que em poucos meses a realidade do seu negócio seja outra. Entre as melhorias, estão a qualificação dos profissionais e melhor planejamento e utilização dos recursos. Animador, não é mesmo?
Vamos começar explicando o que é o PMO, confira a seguir.
O que é um PMO?
Como dito anteriormente, PMO é a sigla do termo em inglês Project Management Office, e em português tem o nome de Escritório de Gestão de Projetos. A pessoa responsável pelo Escritório de Projetos também pode ser chamada de PMO.
Mas afinal, o que é PMO? É uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.
Em outras palavras, é um combo de soluções voltadas para gestão de projetos que inclui governança, normalização, treinamento em gerenciamento de projetos, planejamento e monitoramento de projetos. Sua atuação se adapta à necessidade de cada empresa, tendo assim tipos diferentes de Escritório de Projetos.
Quais as vantagens do PMO para o gerenciamento de projetos?
Após dez anos de pesquisa sobre a aplicação do PMO nas organizações, Harold Kerzner, considerado o pai da gestão de projetos, chegou a uma lista de benefícios reais. Entre elas, está a redução do número de reuniões, o que traz mais agilidade e tempo para a equipe se concentrar em colocar em prática estratégias para o crescimento do negócio. Então, confira a lista completa de vantagens do PMO, a partir das pesquisas de Kerzner:
- Padronização
- Processo de decisão abrangente
- Melhor planejamento e utilização dos recursos
- Informação mais rápida e de melhor qualidade
- Ganhos em eficiência e eficácia
- Priorizações mais realistas
- Desenvolvimento de futuros Gerentes de Projetos
Passo a passo para implementar o PMO
Nossa intenção é tornar a explicação a mais dinâmica possível para você. Por isso, dividimos o trabalho de implementação do Escritório de Projetos em etapas.
Adiantamos, lhe dando duas dicas: se comunique abertamente com a equipe, reduzindo dúvidas e incertezas e encare a implementação do PMO como um projeto, definindo planejamento, escopo, tempo, custos, etc. Veja mais dicas a seguir.
Coloque a casa em ordem
Para começar, é importante fazer um levantamento minucioso dos projetos que estão em execução, avaliando a viabilidade da sua continuidade ou não. Assim você estará se situando em relação ao portfólio de projetos da empresa. Outra ação essencial para organização é definir respectivos papéis e responsabilidades.
Defina a metodologia de trabalho
É o momento de estabelecer processos, padrões e normas a serem seguidos. Como criar templates, padronizar documentos e registrar cada processo em desenvolvimento. Importante garantir que todos os envolvidos estejam devidamente cientes sobre como atuar dali em diante.
Treine os colaboradores
O segredo é saber aliar as virtudes de cada membro e assim tratar as deficiências com um plano de treinamento e desenvolvimento adequado.
Faça o alinhamento estratégico
Depois de uma seleção criteriosa, defina os projetos que servirão como pilotos para o PMO, sempre priorizando os que têm mais chances de retorno sobre o investimento para a empresa. Assim você terá o portfólio de projetos do seu negócio.
Defina a estrutura necessária
Para o PMO funcionar bem precisa de estrutura física, recursos administrativos, tecnológicos e de pessoal. Dessa forma, escolha de um software de gestão completo também é importante, mas não é uma tarefa fácil, dedique-se.
Conclusão
Sabemos que cumprir metas como entregar os projetos no prazo e deixar o cliente satisfeito requer estratégias. Mas o Escritório de Projetos ou PMO veio para auxiliar empresas a trabalharem com mais agilidade e eficiência. Então, aproveite as nossas dicas e comemore bons resultados.
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