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Controle de Impressão

Sua empresa adota algum sistema de controle de impressão? Caso a resposta seja não, saiba que ela pode estar perdendo bastante dinheiro. Os gastos com papel e tinta, por exemplo, respondem por até 3% das despesas, aponta pesquisa do IDC Brasil.

Por isso, implantar algum tipo de controle é fundamental para a gestão do negócio. Afinal, devemos usar as impressoras para aquilo que é realmente necessário.

Além disso, adotar uma mesma configuração de impressão para os mais diversos tipos de documentos também pode ser considerado um desperdício. Já que um bom entendimento sobre as características de cada um permite otimizar o uso da impressora.

Vantagens de fazer um controle de impressão

Ele é fundamental para melhorar a gestão de custos da empresa. Afinal, algo que não é medido também não pode ser controlado. Até mesmo pequenos desperdícios um dia ou outro podem representar uma despesa considerável no fim do mês.

Há alguns anos era preciso alguém para fiscalizar o uso dos equipamentos para fazer o controle de impressão. Hoje ficou bem mais fácil, principalmente, com o uso de um software de gestão.

Este tipo de programa registra tudo o que é impresso por cada equipamento ou usuário. Isto permite que ele forneça informações importantes para que o gestor possa garantir um uso mais eficiente e racional de recursos como tinta e papel, além de aumentar a vida útil das impressoras. 

Como funciona o controle de impressão por software?

Uma das principais opções, hoje em dia, é o ArpPrintServer. Ela serve para o controle de impressão em impressoras locais ou que estão conectadas em rede. Assim, é capaz de reduzir o número de impressões em até 60%. Além disso, também tem uma interface simples e de fácil navegação.

O software de gestão armazena dados sobre os mínimos detalhes do uso dos equipamentos. Depois, ele consegue calcular o gasto de recursos e fornecer uma série de informações detalhadas, por exemplo:

Custos por:

  • Cada página impressa
  • Base no formato do papel
  • Base na cor da tinta

Impressões por:

  • Usuário
  • Setor da empresa
  • Projeto

Os dados referentes ao controle de impressão também são fornecidos ao responsável pelo setor. Dessa forma, são gerados relatórios e gráficos de fácil compreensão e que ajudam bastante nas decisões de gestão de custo e na busca por economia.

Como economizar com impressão?

Apesar de o uso de um software de gestão como o ArpPrintServer ser fundamental, alguns padrões de uso dos equipamentos deveriam ser regra nas empresas.

Primeiramente, é bom deixar claro que estabelecer limites e cotas de impressão pode, sim, ser algo importante. Evita o uso descontrolado dos recursos, por mais que isso possa deixar alguns colaboradores insatisfeitos. Além dessa medida, as seguintes ações também podem ajudar bastante:

  • usar tinta original do fabricante da impressora;
  • evitar impressões coloridas;
  • aproveitar os dois lados do papel;
  • ativar o modo “econômico” ou “rascunho”.

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