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Organização empresarial

A tão falada organização empresarial está longe de ser apenas mais um dos vários termos usados no mundo corporativo ou mesmo uma mania daquele dono ou gestor mais exigente. Em um universo cada vez mais competitivo e em que se pode medir e avaliar tudo, ela tem se firmado como uma das principais chaves para o sucesso.

Atualmente, com o desenvolvimento de sistemas que registram dados dos mais variados tipos e os transformam em relatórios com informações valiosas para a tomada de decisões, a gestão de negócios mudou para melhor. Então, quem ainda não percebeu isso vai ficar para trás, perder dinheiro e atuar numa empresa cada vez menos eficiente e competitiva.

Vantagens da organização empresarial

Primeiramente, ela é fundamental para uma boa gestão de custos. Ela ajuda o gestor a entender os gastos por setor ou por projeto, o que permite analisar se o dinheiro tem sido bem aplicado. A mesma coisa vale para a gestão de insumos que vão desde o papel da impressora, passando pela conta de luz, até chegar à estrutura de uma fábrica, por exemplo.

Além disso, uma boa organização empresarial normalmente garante processos claros e bem definidos. Isso resulta no aumento da produtividade dos colaboradores. Sem falar que, quando alguém precisar de um documento ou levantar qualquer informação de um projeto antigo, por exemplo, esses conteúdos podem ser facilmente encontrados.

Dicas para uma boa organização empresarial

O tema é bastante amplo, mas algumas ações garantem bons resultados.

Adote um sistema de gerenciamento de projetos

Saiba o que está acontecendo dentro da empresa, prazos, o andamento dos trabalhos, qual é o cliente e quem é responsável pelo que. Como não dá pra ir de mesa em mesa para levantar essas informações, um software de gestão pode ser um aliado importante, até por concentrar tudo num só local e fornecer informações em tempo real.

Tenha uma plataforma de comunicação

Neste caso, use e abuse das chamadas TICs, as tecnologias da informação e comunicação. Uma boa intranet, por exemplo, permite que você deixe registrados todos os processos para que a equipe possa consultá-los, segui-los e que os colaboradores possam interagir entre si.

Automatize tudo o que for possível

Nessa hora, uma empresa de tecnologia pode te ajudar e o investimento vale muito a pena. Principalmente quando falamos em ações rotineiras e repetitivas, uma máquina pode fazê-las a um custo bem menor que o de um colaborador. Por outro lado, o funcionário passa a ter mais tempo para se dedicar a atividades mais motivadoras e que exigem mais criatividade.

Controle os gastos

Sem uma boa gestão de custos, nenhuma empresa vai a lugar nenhum. E isso vale para qualquer tipo de despesa, mesmo as consideradas pequenas. Um software de controle de impressão, por exemplo, te mostra os gastos com papel e tinta das impressoras divididos por setor, projeto e até por tipo de documento. E, acredite, se não houver um controle disso, a empresa pode perder bastante dinheiro.

Faça, literalmente, um trabalho de organização empresarial

Bote a casa em ordem, mesmo! Descarte o que não se usa mais. O que não é necessário agora, mas pode ser no futuro, não será jogado fora, mas também não deve ficar em cima da mesa. Arquive o que for preciso num lugar específico e sempre com padrões que permitam encontrar aquele documento no futuro. Seja num ambiente físico ou digital.

Foco na gestão do negócio

Delegue tarefas e responsabilidades, defina padrões e processos e deixe tudo muito claro para cada um. Seja transparente e deixe o colaborador à vontade para tirar dúvidas. Ações deste tipo são fundamentais para manter uma equipe motivada, eficaz e produtiva e devem fazer parte da rotina da empresa.

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