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5 motivos para não gerenciar os dados da sua empresa em planilhas

Com tanta informação disponível hoje em dia, com o avanço da internet, lidar bem com dados é algo fundamental no trabalho de quem atua com gestão de negócios. É preciso saber quem é o cliente, onde ele está, do que ele gosta, se o produto está no estoque, se a entrega atrasou, se o pagamento caiu no dia e se há matéria-prima na fábrica. Isso só para dar alguns exemplos. E o mais importante: essas informações precisam ser atualizadas em tempo real, já que as demandas, atualmente, são todas urgentes. De uma forma geral, todo esse contexto faz com que algo que já foi revolucionário lá atrás hoje seja ultrapassado. As famosas planilhas ainda são úteis, sim. Ajudam, por exemplo, a organizar suas finanças pessoais. Mas, quando o assunto é administrar uma empresa, insistir nelas só vai te deixar para trás.

Por que abandonar as planilhas, na hora de fazer a gestão de negócios?

O desenvolvimento das tecnologias de comunicação e informação revolucionou a organização empresarial. Ele trouxe a agilidade, a integração, a capacidade de armazenamento, a automação, a segurança e várias outras vantagens que tornaram as planilhas obsoletas. Abaixo, seguem os cinco principais motivos pelas quais eles não servem mais para o mundo corporativo:

Baixa capacidade de armazenamento

O volume de dados disponíveis nunca foi tão grande. Isso porque a internet gera uma quantidade quase infinita de informações. A pesquisa que o cliente fez no Google, a geolocalização do celular, o “like” que ele deu em uma rede social. Tudo isso precisa ser mapeado, armazenado e analisado pelas empresas, para que elas consigam aumentar as vendas e o lucro. Logo, a planilha, que há alguns anos servia só para gerenciar estoque ou fluxo de caixa, por exemplo, não é mais suficiente;

Insegurança

Você já pensou na quantidade de dados que sua empresa armazena? Sejam eles financeiros, administrativos ou informações pessoais dos clientes. E se eles caírem em mãos erradas, qual será o tamanho do estrago? E se houver um problema com o computador ou o pen drive no qual as planilhas estão salvas, você perde tudo?;

Lentidão e falhas

O preenchimento da planilha normalmente é manual. Quem usa esse recurso precisa, por exemplo, pegar uma nota fiscal impressa ou digital e incluir, no excel, cada item que consta no documento. Ou seja, o colaborador ou o gestor perde um tempo enorme, algo que o dinamismo do mundo corporativo, hoje em dia, não aceita. Além disso, se houver uma falha de preenchimento, o que pode acontecer, a planilha estará comprometida;

Falta de integração

Quando cada setor da empresa tem sua planilha, o financeiro não sabe o que se passa na área de marketing ou como está o estoque. Ou seja, levantar uma informação simples pode exigir um trabalho enorme, como acionar duas ou três pessoas de outra área, que terão que parar o que estão fazendo para procurar aquela informação;

Falta de mobilidade

E se um cliente tiver um problema no fim de semana? O responsável terá que ir até a empresa, onde estão os dados, para resolver? Ou ficará para segunda-feira? Qualquer que seja a solução, o cliente não está disposto a esperar. Caso o seu concorrente seja mais moderno e o gestor consiga resolver o problema na hora, pelo celular, por exemplo, você perdeu o cliente.

Ou seja, se você ainda era contra a modernidade e insistia nas planilhas, agora não há mais motivos para continuar com essa teimosia.

O software de gestão e os benefícios dele na gestão de negócios

A boa notícia é que o uso de um software de gestão resolve todos esses problemas. O ERP, por exemplo, sigla em inglês para “planejamento de recursos empresarias”, tem revolucionado a gestão de negócios. Em uma única plataforma, ele reúne  todas as informações sobre marketing, vendas, estoque e contas a pagar e a receber, por exemplo. Elas são atualizadas em tempo real e podem ser acessadas a qualquer momento, de qualquer lugar. Com isso, o responsável passa a ter uma visão muito mais ampla do negócio, o que ajuda na tomada de decisões.

Além disso, os processos passam a ser automatizados, o que evita falhas, gera economia de tempo e dinheiro e libera o colaborador para exercer outras funções nas quais ele é mais útil. Além disso, existem softwares de gestão, hoje em dia, para quase tudo. Começando pelo controle e gerenciamento de impressão, para evitar gastos desnecessários com papel e tinta, até o CRM, que permite gerenciar o relacionamento com o cliente e oferecer a ele o melhor produto, na hora certa.

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