Para fazer uma bem-sucedida gestão de tempo em projetos, você deve ser capaz de administrar adequadamente o período dedicado à realização de seu trabalho. Os melhores gestores conhecem a importância de garantir a produtividade, evitando, a todo custo, o desperdício de tempo.

Neste post, selecionamos as 7 melhores dicas para que você possa gerenciar de forma mais eficiente o tempo necessário para a realização de seus projetos. Boa leitura!

1. Utilize calendários de recursos

Os calendários de recursos mostram quem está disponível em determinado momento. Essa é uma ferramenta útil para todas as equipes, mas especialmente para aquelas pessoas que trabalham online e/ou à distância.

Certifique-se de que os calendários de sua equipe incluem as especificidades de cada colaborador, para evitar erros como convocar reuniões em dias de folga de algum membro do seu time.

2. Elimine tarefas secundárias

Gerir o tempo em seu projeto é muito mais fácil se você eliminar atividades secundárias e focar exclusivamente em realizar as ações necessárias para a conclusão da tarefa. Na maior parte do tempo, após lidar com os elementos centrais, os demais itens já terão se resolvido no processo ou, na pior hipótese, será mais fácil conclui-los.

3. Analise informações históricas para obter mais agilidade

As informações históricas são ativos importantes para os processos organizacionais de qualquer projeto. Elas incluem todos os tipos de dados, no entanto, extrair delas lições aprendidas em projetos anteriores é um bom ponto de partida.

Analise os erros cometidos em outros projetos para evitar repeti-los. Desse modo, você poderá reduzir o tempo médio gasto em cada tarefa, evitando elementos que já demonstraram ser ineficientes no passado.

4. Procure o auxílio de especialistas

O julgamento de especialistas pode ser de grande ajuda ao gerenciar projetos. Isso se aplica, também, ao gerenciamento de tempo.

Se você considera que algo não está certo, mas não consegue perceber com clareza onde está o problema, então, deve procurar a contribuição de profissionais especializados, de acordo com as especificidades e características gerais do seu negócio.

5. Elabore cronogramas utilizando um software de gestão de tempo

Há muitas formas de averiguar o cronograma de seu projeto. Opte por um software que permita identificar falhas no aproveitamento do tempo e ofereça sugestões para melhor gerir esse valioso recurso.

Utilize as ferramentas disponíveis para assegurar o cumprimento dos cronogramas. Em seguida, forme estratégias para gerir melhor o seu tempo e de suas equipes, como travar o cronograma, acelerar o prazo de cumprimento de tarefas específicas etc.

6. Estabeleça regras para ganhar tempo

Regras e diretrizes talvez pareçam engessantes, mas podem poupar muito tempo. Se você contar, por exemplo, com uma orientação precisa a respeito de como calcular o valor gerado pela realização de cada tarefa, então será capaz de desenvolver um padrão rentável a ser repetido em cada projeto.

Você também pode criar processos ou listas de verificação para outras tarefas comuns.

7. Melhore a divisão de tarefas

Quanto melhor for a sua estrutura de divisão de tarefas, mais fácil será ver o quadro geral e acompanhar os procedimentos realizados por suas equipes, incluindo aqueles erroneamente considerados de menor relevância.

Além disso, melhorias na divisão de tarefas contribuem para uma eficiente gestão do tempo em projetos, na medida em que cada colaborador recebe incumbências adequadas às suas capacidades individuais.

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